Interní směrnice společnosti REALITY PRORADOST s.r.o.

a všech jejích franšízantů s platnou franšízovou smlouvou (realitních zprostředkovatelů se samostatným IČ)

o oznamování možného protiprávního jednání a o ochraně oznamovatelů (whistleblowing)

Úvod

Společnost REALITY PRORADOST s.r.o.. jako společnost sdružující realitní zprostředkovatele - franšízanty s platnou franšízovou smlouvou, již od svého vzniku dbá na svoji dobrou pověst i dobrou pověst všech svých franšízantů, a proto klade důraz na čestné, zákonné, etické a transparentní jednání jak uvnitř společnosti, tak vůči zákazníkům, dodavatelům a jiným třetím osobám.

Společnost ani její franšízanti netolerují protiprávní jednání a snaží se vždy činit vše pro to, aby byla možnost protiprávního jednání ze strany jejích zaměstnanců, statutárních orgánů a jiných osob eliminována.

Doposud tak činila především podle platného Etického kodexu, jehož účinnost pravidelně vyhodnocuje a zdokonaluje.

Nově společnost i všichni její franšízanti zavádí touto interní směrnicí vnitřní oznamovací systém, který umožní oznamovat možné protiprávní jednání a chránit oznamovatele před odvetnými opatřeními (whistleblowing), čímž přispěje k formování firemní kultury ve společnosti a rozvoji profesionálního, slušného a poctivého podnikání v České republice i zahraničí.

Prioritou společnosti i všech jejích franšízantů je vytvoření takového systému a firemního prostředí, které umožní osobám oznámit podezření na trestný čin, přestupek či jiné škodlivé jednání bez obav z postihu a s jistotou, že jejich podnět bude řádně prošetřen a v případě pochybení budou přijata příslušná opatření ke zjednání nápravy.

 

Podávání a postup posuzování oznámení o možném protiprávním jednání

JAKÉ JEDNÁNÍ LZE OZNAMOVAT:

Zákon o ochraně oznamovatelů (dále jen „ZOCH“) upravuje oznámení, které lze oznamovat prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému (§ 2 ZOCH).

Jedná se o možné protiprávní jednání, k němuž došlo nebo má dojít u osoby, pro niž oznamovatel, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti a které:

  1. má znaky trestného činu,
  2. porušuje zákon o ochraně oznamovatelů, nebo
  3. porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti:
    • finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,
    • daně z příjmů právnických osob,
    • předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
    • ochrany spotřebitele,
    • souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
    • bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
    • ochrany životního prostředí,
    • bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,
    • radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
    • hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,
    • ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
    • ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
    • ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo
    • fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.

V případě, že se nejedná o oznámení jednání mající znaky trestného činu, musí oznamované jednání porušovat předpisy spadající do oblastí vymezených výše pod č. 1 až 14.

 

OZNÁMENÍ LZE UČINIT:

Oznámení lze podat prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému společnosti příslušné osobě, Ministerstvu spravedlnosti nebo uveřejnit za podmínek uvedených v § 7 odst. 1 písm. c) ZOCH.

Příslušná osoba je osoba, která je určena společností k přijímání a posuzování důvodnosti oznámení o možném protiprávním jednání, která navrhuje (v případně důvodnosti oznámení) opatření k nápravě nebo předejití protiprávního stavu. Při výkonu své činnosti postupuje nestranně a je vázána mlčenlivostí.

 

Příslušnou osobou za společnost i všechny její franšízanty - realitní zprostředkovatele je:

Lucie Dvořáková, pracovnice centrály společnosti

email:             whistleblowing@reality-proradost.cz

adresa:           REALITY PRORADOST s.r.o., Opletalova 1417/25, 110 00 Praha 1

Kontakt - emailová adresa - je určený výlučně pro činění oznámení, nejsou využívány pro jiné (např. pracovní) účely, jsou provozovány bezpečným způsobem, který zajištuje ochranu totožnosti oznamovatele a znemožňuje přístup jiným osobám.

 

Oznámení lze činit prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému:

  1. osobně při setkání s příslušnou osobou, přičemž o ústně podaném oznámení bude buď se souhlasem oznamovatele pořízena zvuková nahrávka nebo záznam, který věrně zachytí podstatu ústního oznámení, přičemž oznamovatel je oprávněn se k záznamu nebo přepisu zvukové nahrávky, byl-li pořízen, vyjádřit (vzory související se zaznamenáváním ústně podaných oznámení jsou obsaženy v příloze č. 2 této směrnice),
  2. písemně příslušné osobě, takovou zásilku je třeba označit nápisem „Důvěrné, pouze k rukám příslušné osoby“ či jiným obdobným textem („Neotvírat, whistleblowing“ apod.), přičemž zaměstnanci společnosti nejsou oprávněni takto označenou obálku otevřít a jsou povinni ji předat přímo příslušné osobě,
  3. e-mailem zaslaným na speciální e-mailovou adresu příslušné osoby, užívané výlučně pro účely hlášení oznámení, k níž má přístup pouze příslušná osoba,

 

V oznámení je třeba uvést jméno a příjmení oznamovatele, datum narození a kontaktní údaje, popis případu se všemi podstatnými informacemi a je-li to možné, připojit podklady dokládající uvedená tvrzení tak, aby bylo možné důvodnost oznámení řádně posoudit. 

Společnost a její franšízanti nevylučují přijímání oznámení od osoby, která pro společnost nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) ZOCH.

 

Možnost podat oznámení Ministerstvu spravedlnosti, respektive v případě porušení AML zákona Finančnímu analytickému úřadu:

Dle ustanovení § 2 odst. 3 a 4 zákona o ochraně oznamovatelů mohou podle ustanovení § 16 odst. 1 zákona o ochraně oznamovatelů podat oznamovatelé oznámení taktéž Ministerstvu spravedlnosti, nicméně při oznamování porušení  zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu  (AML zákona) je nutné využít oznamovací systém Finančního analytického úřadu (FAÚ).

 

POSTUP PODÁNÍ OZNÁMENÍ:

  1. o přijetí oznámení je příslušná osoba povinna do 7 dnů ode dne jeho přijetí písemně vyrozumět oznamovatele, ledaže:
  • oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo
  • je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě,
  1. příslušná osoba je povinna posoudit důvodnost oznámení a písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení (v případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát – o prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je příslušná osoba povinna oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím, výjimkou z povinnosti oznámení jsou případy uvedené v odst. 1 výše),
  2. výsledkem posouzení může být závěr, že:
  • nejde o oznámení podle zákona o ochraně oznamovatelů, v takovém případě o tom příslušná osoba bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele,
  • oznámení je důvodné, v takovém případě příslušná osoba povinnému subjektu navrhne opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu, o přijatém opatření povinný subjekt neprodleně vyrozumí příslušnou osobu, která o něm bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele (výjimkou z povinnosti oznámení jsou případy uvedené v odst. 1 výše),
  • oznámení není důvodné, v takovém případě příslušná osoba bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v oznámení a z okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí oznamovatele o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci.

Za účelem prošetření oznámení:

  1. jsou všichni franšízanti společnosti povinni poskytovat příslušné osobě součinnost,
  2. je příslušná osoba oprávněna vyžadovat dokumenty potřebné pro posouzení od kteréhokoliv franšízanta společnosti,
  3. je příslušná osoba oprávněna požadovat vysvětlení od kteréhokoliv franšízanta společnosti s platnou franšízovou smlouvou

 

Ochrana oznamovatele

OCHRANA TOTOŽNOSTI OZNAMOVATELE

Pro funkční vnitřní oznamovací systém je prioritou ochrana totožnosti oznamovatele, která je zajištěna tím, že:

  1. veškeré komunikační kanály jsou provozovány bezpečným způsobem, nejsou využívány pro jiné (např. pracovní) účely a přístup k nim má pouze příslušná osoba po zadání hesla (nad rámec zadání přihlašovacích údajů do počítače),
  2. zaměstnanci společnosti jsou poučeni o zákazu otevírat zásilku označenou nápisem „Důvěrné, pouze k rukám příslušné osoby“ či jiným obdobným textem a o povinnosti předat ji přímo příslušné osobě,
  3. k evidenci údajů o přijatých oznámeních, dokumentům souvisejícím s oznámením a uchovávaným oznámením má přístup pouze příslušná osoba a tato data jsou uchovávána bezpečným způsobem, odděleně od jiných dat společnosti,
  4. příslušná osoba je vázána mlčenlivostí o skutečnostech, o kterých se dozvěděla při výkonu své činnosti, a to i po ukončení této činnosti, o čemž je poučena a o poučení je podepisován záznam,
  5. společnost při výběru příslušné osoby dbá nejen na to, aby příslušná osoba disponovala dostatečnými odbornými znalostmi, morální vyspělostí a byla zárukou nestranného výkonu svých úkolů,
  6. veškeré osobní údaje oznamovatelů jsou spravovány v souladu s právními předpisy o ochraně osobních údajů,
  7. informace o totožnosti oznamovatele a osoby podle § 4 odst. 2 písm. a) až h) ZOCH je možné poskytnout jen s jejich písemným souhlasem, ledaže je příslušná osoba povinna tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci podle jiných právních předpisů (v takovém případě je povinna o tom předem oznamovatele vyrozumět společně s důvody, pro které je povinna informaci o totožnosti poskytnout a umožnit oznamovateli, aby se k poskytnutí informace vyjádřil – vzor vyrozumění tvoří přílohu č. 4 této směrnice),

 

Ochrana oznamovatele před odvetnými opatřeními

Oznamovatelé jsou chráněni před odvetnými opatřeními vyvolanými v důsledku učinění oznámení, odvetná opatření jsou zakázána. Odvetným opatřením může být např. rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou, snížení mzdy, platu nebo odměny nebo nepřiznání osobního příplatku, přeložení nebo převedení na jinou práci nebo na jiné služební místo, neumožnění odborného rozvoje apod.

Odvetnému opatření nesmí být vystaven oznamovatel ani jiné osoby uvedené v zákoně (§ 4 odst. 2 ZOCH, např. osoba, která poskytla pomoc při zjišťování informací, které jsou obsahem oznámení, podání oznámení nebo posouzení jeho důvodnosti, osoba, která je ve vztahu k oznamovateli osobou blízkou, osoba, která je zaměstnancem nebo kolegou oznamovatele atd.).

Práva na ochranu před odvetným opatřením se nelze vzdát, k takovému vzdání se práva se nepřihlíží.

V případném občanském soudním řízení ve sporech, které vzniknou v souvislosti s odvetným opatřením vůči oznamovateli, platí tzv. přenesené důkazní břemeno (§ 133a odst. 2 OSŘ), tj. pokud žalobce uvede před soudem skutečnosti, ze kterých lze dovodit, že byl ze strany žalovaného vystaven odvetnému opatření proto, že je oznamovatelem podle zákona o ochraně oznamovatelů, je žalovaný povinen dokázat, že přijetí tvrzeného opatření bylo objektivně odůvodněno legitimním cílem a představovalo k tomuto cíli přiměřený a nezbytný prostředek.

 

Ostatní

Webové stránky společnosti

Společnost zveřejní na svých webových stránkách www.reality-proradost.cz , které jsou zároveň užívány jako základní webové prezentace všech franšízantů s platnou franšízovou smlouvou v záložce "KONTAKT" v horní liště menu na homepage následující informace:

  1. o způsobech oznamování prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a Ministerstvu spravedlnosti,
  2. označení příslušné osoby, její telefonní číslo a adresu elektronické pošty nebo jinou adresu pro doručování a
  3. že povinný subjekt nevylučuje přijímání oznámení od osoby, která pro povinný subjekt nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) ZOCH.

 

Evidence a uchovávání oznámení

Příslušná osoba je povinna vést v elektronické podobě evidenci údajů o přijatých oznámeních v následujícím rozsahu:

Přijaté oznámení č. ……….

Datum přijetí oznámení:

                         

Jméno, příjmení oznamovatele:

                         

Datum narození oznamovatele:

                         

Kontaktní adresa oznamovatele:

                         

Shrnutí obsahu oznámení:

                         

Identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo:

                         

Datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou:

                         

Výsledek posouzení:

                         

Oznámení a související dokumenty budou uchovány do*:

                         

* 5 let ode dne přijetí oznámení

 

Závěr

Společnost i všichni její franšízanti - realitní zprostředkovatelé se zavazují účinnost tohoto systému pravidelně vyhodnocovat a zdokonalovat tak, aby plnil svůj účel.

 

Tato směrnice nabývá účinnosti dne 1.8.2023

V Brně, dne 31.7.2023